Muitas vezes, as habilidades de escrita são tidas como certas quando você atinge um certo nível em sua carreira, e quanto mais alto você sobe, mais as pessoas esperam um certo padrão.
Se escrever não é fácil para você, não precisa se intimidar. Nos negócios, a facilidade com as palavras e um grande vocabulário é menos importante do que ser entendido com clareza e alcançar os resultados que pretendia.
Desenvolva suas habilidades de redação executiva
Você pode desenvolver habilidades de escrita para criar comunicações úteis e confiáveis com sua equipe e superiores, aplicando as mesmas habilidades interpessoais e mente analítica que lhe valeram a posição em primeiro lugar.
Considere todas as oportunidades de escrever como uma chance de aprimorar suas habilidades de comunicação clara dentro de sua esfera de trabalho. Quando você segue algumas diretrizes e mantém seu foco na clareza, a escrita pode se tornar uma ferramenta poderosa em seu arsenal de habilidades executivas.
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Conheça seu propósito
Escolha o método de entrega correto para sua mensagem. A leitura exige um compromisso de tempo do leitor, então você quer ter certeza de que isso é necessário antes de começar a redigir aquele e-mail ou memorando.
A comunicação escrita é adequada para os negócios da empresa que você deseja registrar e para atingir um grande grupo de pessoas com as mesmas informações. Também é útil quando você precisa de uma resposta ou ação oportuna. Às vezes, porém, uma conversa ou reunião é mais produtiva e menos demorada do que redigir uma mensagem escrita.
Configure o tom
As palavras têm impacto e são mais eficazes para fins comerciais quando se limitam às informações essenciais. Uma mensagem escrita pode ser citada, reenviada e até mesmo aparecer em outro lugar na comunicação da empresa, então pense bem antes de se comprometer com a palavra escrita.
Determine quem vai ler a mensagem e direcione o tom de acordo. Para as mensagens da empresa enviadas por e-mail, um tom caloroso e inclusivo é apropriado, personalizando o conteúdo ao se dirigir aos leitores como “você”.
Para relatórios mais formais ou documentos resumidos, mantenha o tom autoritário e factual, tendo em mente que ele pode ser amplamente compartilhado por meio do c-suite. Mensagens negativas são ampliadas por escrito, portanto, mantenha o tom positivo e guarde as más notícias ou comentários críticos para conversas cara a cara.
Se for necessário transmitir uma mensagem negativa por escrito, reserve um momento para colocá-la em um contexto positivo e mantenha a atitude positiva no final. Se não tiver certeza sobre o tom, leia a mensagem em voz alta para si mesmo. Isso o ajudará a entender como ele será recebido.
Você pode ajustá-lo conforme necessário para tom e clareza antes de enviá-lo. Se você tem um colega ou parceiro de confiança, peça que leiam em voz alta para você e veja como outra pessoa percebe seu tom sem ser solicitado.
Mantenha simples
A correspondência comercial, seja um e-mail, resumo executivo ou relatório, destina-se a comunicar uma mensagem. Seus colegas e funcionários têm tempo limitado para absorver todas as mensagens que recebem diariamente, tornando imperativo que o que você escreve seja fácil e rapidamente entendido.
Escreva em linguagem simples, limitando o jargão e as siglas que geralmente não são conhecidos. Se precisar usar um acrônimo e não tiver certeza se as pessoas vão reconhecê-lo, soletre-o entre parênteses na primeira vez que usá-lo. Usar o mesmo vocabulário que você aplica na conversa transmite autenticidade.
Se você estiver se comunicando por e-mail, coloque a mensagem essencial na linha de assunto. Isso pode incluir o tópico, as etapas que você precisa que o leitor execute e o prazo. Inclua links para mais informações, em vez de resumi-las em um documento. Quadros e gráficos podem ser disponibilizados como anexos ou links.
Uma coisa de cada vez
Não use cada documento como uma oportunidade para atualizações sobre uma variedade de negócios atuais da empresa. Isso corre o risco de inundar os destinatários com informações e pode resultar em uma resposta confusa.
Concentre-se em um problema de cada vez, concentrando-se em comunicar a ação que você está solicitando para seguir em frente. Em um e-mail, pode fazer sentido usar marcadores para abordar vários problemas, mas os documentos mais formais da empresa devem ser o mais focados possível.
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Organize as Informações
Defina as partes do problema sobre as quais você está escrevendo e agrupe-as em seções, sob títulos descritivos. Resuma os pontos chave no início e a seguir elabore sob os títulos.
A maioria das informações geralmente pode ser dividida em “Histórico”, “Objetivo do projeto” e “Próximas etapas”, embora você possa precisar personalizar os títulos para caber no tópico. Divida os parágrafos com marcadores para tornar mais fácil para o leitor folhear o documento e extrair rapidamente as informações que precisam saber do conteúdo.
Seja um editor rigoroso
Bons escritores são editores implacáveis de seu próprio trabalho, reduzindo a mensagem às informações essenciais que precisam ser transmitidas. Seja severo consigo mesmo quanto à remoção de detalhes e adjetivos desnecessários.
Lembre-se de que a pessoa do outro lado perguntará: “Por que preciso saber disso?” e certifique-se de que a resposta a essa pergunta esteja em destaque no documento ou e-mail.
Seja um revisor rigoroso
Seja cuidadoso ao verificar a ortografia antes de enviar o documento. Palavras e nomes com grafia inadequada deixam uma má impressão e são desagradáveis para o leitor.
Verifique cada link para ter certeza de que leva ao site certo. Se você não tem certeza de sua ortografia ou gramática, pode usar uma ferramenta como Grammarly para ajudar.
Bons escritores são leitores
Melhore suas habilidades de escrita estudando como outros escritores transmitem informações de forma clara e concisa. A reportagem da mídia sobre eventos atuais é um bom lugar para começar.
Como executivos, os repórteres precisam sintetizar questões e eventos complexos em um formato restrito para um público ocupado. Observe o uso econômico da linguagem e como as informações são organizadas.
Outra fonte valiosa de estilos de escrita claros são os documentos judiciais. Frequentemente, as decisões sobre questões jurídicas complicadas são proferidas em linguagem simples, permitindo que o público comum entenda como o juiz chegou ao veredicto.
Deixe-se inspirar pelo poder da simplicidade e da clareza na escrita de outros profissionais e, em breve, você se verá engajado nas mesmas qualidades em seu próprio estilo de comunicação.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
