Os consultores de gestão costumam repetir uma citação de Benjamin Franklin: “Se você não planejar, está planejando falhar”. Nestes dias de um surto viral em todo o mundo e do ambiente de negócios caótico e ambíguo resultante, essa citação soa especialmente verdadeira.
A pandemia certamente causou estragos em organizações e indivíduos e criou uma enorme incerteza. Obviamente, os líderes de negócios devem procurar maneiras de voltar ao trabalho com segurança, criando ao mesmo tempo um senso de normalidade, e fazê-lo o mais rápido possível!
Nos últimos seis meses, muitas empresas, especialmente firmas profissionais, inovaram no uso de tecnologia para transferir o trabalho do escritório para casa.
Ainda assim, há benefícios em poder ir ao local de trabalho e interagir com colegas e clientes. Sem uma data de término definida para a pandemia em vista, planejar e descobrir como manter a viabilidade econômica e ao mesmo tempo permanecer seguro é absolutamente crítico.
A Reunião de Alinhamento Estratégico
Uma ferramenta organizacional que pode ajudar a realizar isso é chamada de Reunião de Alinhamento Estratégico.
O que é alinhamento estratégico? Businessdictionary.com o define desta forma:
O processo de alinhar as ações de um departamento (ou projeto) e dos membros de sua equipe com os objetivos planejados da organização (ou equipe).
Essencialmente, a ideia é identificar as prioridades críticas e alinhar objetivos, funções e procedimentos para garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando para os mesmos resultados.
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No final da reunião, você gostaria que todos tivessem clareza sobre os objetivos do projeto ou da equipe, para entender seu papel e como eles devem trabalhar com outras pessoas para realizá-lo.
Também pode ser bom incluir várias partes interessadas - outras partes interessadas, incluindo os indivíduos necessários para apoiar o sucesso do projeto ou da equipe.
Os objetivos de uma reunião de alinhamento são:
- Obtenha uma imagem clara e compartilhada da direção estratégica da organização e o que significa sucesso. Aborde questões como: Quais são nossas prioridades críticas; quem são nossos principais clientes; e como podemos medir o sucesso?
- Combine funções, objetivos e procedimentos e como trabalhar juntos de forma mais eficaz.
- Obtenha uma responsabilidade clara para cada indivíduo.
- Desenvolva um processo para compartilhar informações de forma eficaz entre todos os membros da equipe, bem como partes externas interessadas.
- Comunique a todos por que o sucesso é importante, como ele afeta a organização e os outros e, o mais importante, como afeta e ajuda os resultados.
Temos usado esse processo em uma ampla variedade de organizações nos últimos 15 anos. Além de promover melhores relacionamentos e comunicações, o processo ajudou várias organizações a atingir seus objetivos.
A Reunião de Alinhamento Estratégico funciona em organizações com fins lucrativos, sem fins lucrativos, bem como no governo. Ou seja, funciona onde quer que as pessoas tenham que trabalhar juntas para alcançar resultados críticos.
Recentemente, usamos esse processo com uma grande empresa petroquímica global. Eles estavam construindo uma planta de processamento de US $ 1,3 bilhão. A Reunião de Alinhamento Estratégico envolveu o Diretor do Projeto e toda a sua equipe - cerca de 30 pessoas.
Curiosamente, e por uma série de razões, o projeto estava ativo e desativado novamente, e vários membros da equipe haviam entrado e saído.
Quando a empresa fez uma auditoria de projeto para ver se ele era comercialmente viável, eles descobriram, não surpreendentemente, que a única área que teve pontuação baixa foi a Funcionalidade da Equipe.
A funcionalidade da equipe foi composta por cerca de 20 critérios, incluindo:
- Objetivos claros do projeto
- Apoio e alinhamento das partes interessadas
- Alinhamento da Equipe
- Tomada de decisão eficaz
- Comunicações da Equipe
- Relações interpessoais
- Eficácia da Equipe
Durante a reunião, a equipe identificou questões, preocupações e oportunidades específicas. Em seguida, desenvolveram um plano de ação para lidar com as prioridades críticas.
Isso incluiu responsabilidades explícitas para cada item de ação. Além disso, ações específicas foram atribuídas SOMENTE às pessoas na sala - não a estranhos que não compareceram e, portanto, não tinham responsabilidade por nenhuma ação.
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Uma auditoria de acompanhamento (feita por uma empresa externa) foi realizada alguns meses após a Reunião de Alinhamento Estratégico e produziu resultados surpreendentes.
A maioria dos fatores mudou de “Problemático” ou “Advertência” para “Bom”, que foi a classificação mais alta na escala. O Diretor de Projeto também comentou que “esta foi a pontuação mais alta que qualquer equipe da empresa já recebeu”. Dois anos depois, esta empresa planeja construir outra planta, já que esta foi executada com tanto sucesso.
Em suma, ao trabalhar em questões importantes e complexas envolvendo um conjunto diversificado de pessoas, é essencial garantir que todos entendam os resultados esperados, por que são importantes, o papel que cada indivíduo desempenha e como eles irão interagir como uma equipe para cumprir esses objetivos.
Algumas lições críticas aprendidas foram:
- Seja claro sobre os resultados que deseja criar. Que desafios você está tentando superar? Que oportunidades você gostaria de explorar?
- Os participantes da reunião devem incluir APENAS as principais partes interessadas: aqueles que podem impactar os resultados e que têm um interesse pessoal neles
- A sua estratégia leva em consideração as necessidades do seu cliente (interno e / ou externo)? Você solicitou a opinião deles?
- Que recursos serão necessários para alcançar esses resultados? Materiais, dinheiro, mão de obra, tempo? Você pode fornecer isso?
- E finalmente, Acompanhamento, Acompanhamento, Acompanhamento! Sem um acompanhamento adequado, as coisas não funcionarão!
Se você seguir essas diretrizes, a Reunião de Alinhamento Estratégico pode ser uma ferramenta muito poderosa para promover um bom trabalho em equipe e criar resultados de alto desempenho.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
