5 maneiras de obter o máximo das conferências virtuais

5 maneiras de obter o máximo das conferências virtuais
Foto: (reprodução/internet)

Como os encontros em grande escala continuam a apresentar desafios logísticos e de saúde pública, mais e mais eventos estão se tornando virtuais – incluindo conferências. Embora isso tenha causado enormes perdas para muitas empresas, também existem oportunidades se você aproveitá-las. 

Um relatório mostrou que 86% dos participantes de reuniões online relataram maior envolvimento do que experiências pessoais. 

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Observe também que os viajantes estão cautelosos, com 15% dos entrevistados em uma pesquisa relatando que não viajariam mesmo depois que todas as restrições fossem suspensas, então a preparação para um futuro de conferências virtuais deve começar agora.

Recentemente, o co-fundador e vice-presidente da Ivy Exec, Alex Baranpuria e a oficial sênior de desenvolvimento estratégico, Lauren Lorenzo, participaram da Conferência de Educação em Administração de Pós-Graduação. 

Sentamos com eles para descobrir quais conselhos e percepções eles têm a oferecer aos participantes da conferência virtual para garantir que você obtenha o máximo valor do seu tempo. Aqui estão as principais dicas.

1. Esteja superpreparado

Entrar em um estande ou ter visitantes em seu estande em uma plataforma virtual é significativamente menos dinâmico do que seria se as pessoas entrasse e saíssem de uma área pessoalmente.

Por causa da natureza mais forçada das interações (você e um cliente potencial podem ser os únicos em uma sala do Zoom para seu “estande”!), É essencial estar superpreparado para qualquer cenário.

Além disso, devido à natureza dos chats de vídeo, onde as conversas podem se arrastar um pouco e é mais difícil ser “puxado” organicamente, suas interações serão mais longas e profundas

Antes da conferência, tenha uma sessão de planejamento com sua equipe para entender melhor quem você pode encontrar, quais são seus objetivos para as diferentes interações e o que você deseja obter da conferência. 

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Ao mesmo tempo, planeje sua programação cuidadosamente para garantir que você consiga o tempo que precisa em diferentes sessões, eventos e estandes.

2. Planeje participar de sessões de menor escala

Alex e Lauren relembraram que um dos aspectos mais gratificantes e enriquecedores da conferência a que compareceram foram as salas menores de descanso oferecidas, que hospedavam de 5 a 10 pessoas por vez. 

Nesses pequenos grupos, as pessoas eram mais capazes de compartilhar suas experiências e conhecimentos sem aqueles momentos de vídeo-chat estranhos que podem ocorrer quando você tem mais de 50 pessoas em uma chamada tentando interagir. 

Além disso, essas sessões também costumam ter um tópico estruturado de foco, tornando a experiência ainda mais suave. 

Se a sua conferência oferece essas sessões de pausa, você pode planejar estrategicamente quais você participará, ou até mesmo organizar, para ter certeza de desfrutar de interações e intercâmbios de alta qualidade com outros participantes.

5 maneiras de obter o máximo das conferências virtuais
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3. Utilize aplicativos de conferência ou outros portais

Muitas conferências que se tornaram virtuais oferecem tecnologia suplementar para ajudar os participantes a aprimorar sua experiência e explorar as ofertas da conferência com mais facilidade. Neste caso, a conferência teve um aplicativo de acompanhamento que incluiu a capacidade de enviar mensagens e interagir com outros participantes. 

Aproveite esses programas para divulgar seu trabalho e sua marca, da mesma forma que faria se estivesse caminhando em uma conferência e se conectando pessoalmente.

Se a sua conferência facilita ver quem está participando e se conectar com eles, aproveite a oportunidade para entrar em contato no aplicativo ou por e-mail para estabelecer novas conexões, definir horários para “cafés” virtuais e interagir com novas pessoas tanto quanto possível.

Esta é uma maneira muito mais eficaz de conduzir a divulgação do que enviar mensagens frias antes ou mesmo depois da conferência.

4. Considere sua aparência

Você pode usar terno e gravata para uma conferência normal, mas parece um pouco estranho aparecer em seu chat por vídeo em um ambiente doméstico em traje formal de escritório. 

Vista-se de maneira inteligente e profissional, mas de uma maneira que não pareça estranha em um escritório doméstico. Para os homens, isso pode significar um botão sem gravata ou paletó, e para as mulheres pode significar uma blusa simples. 

Alex e Lauren sugerem que as palavras-chave na escolha do seu traje sejam “profissionais” e “acessíveis”.

Sua aparência em uma conferência virtual não é apenas o que você veste. Reserve um tempo para avaliar a aparência do seu ambiente também. Se você puder criar um fundo elegante e o mais organizado possível, você já está em boa forma.

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Se você puder, você pode tomar a etapa extra de configurar alguma iluminação adicional (sempre pela frente, atrás de sua câmera, nunca por trás) e garantir que sua configuração de som seja de alta qualidade e clara. 

Esteja sempre atento se o microfone está ou não mudo e, se o som estiver ligado, você nunca deve ter uma conversa paralela durante uma sessão ou chamada. Lembre-se de que você está representando a si mesmo e sua empresa, portanto, cause uma boa impressão. 

Finalmente, quando você estiver em uma chamada, concentre-se nessa experiência. Se você estiver usando seu telefone fora da câmera ou se distrair com coisas em sua casa, isso aparecerá e não refletirá bem em você.

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5. Seja autêntico!

Participar de uma conferência virtual é uma experiência nova e estranha. Não há problema em reconhecer isso em suas conversas com outros participantes! 

Na verdade, quanto mais genuíno você puder ser sobre as circunstâncias únicas, enquanto mantém seu profissionalismo, mais fácil será construir conexões autênticas que vão além das datas da conferência. 

Comunique o que você perde nas conferências tradicionais, mas também as oportunidades que você vê nesta plataforma. 

Você pode não ser capaz de conectar tantas pessoas como de costume, mas também existe a possibilidade de as conexões que você formar se tornarem mais fortes.

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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste

Fonte: Ivy Exec

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