Você tem dificuldade em ser ouvido durante as reuniões virtuais? Você se sente invisível - como se não houvesse espaço para sua voz? Se participar de uma reunião online após a próxima, dia após dia, deixa você esgotado e sobrecarregado, você não está sozinho.
Enquanto algumas empresas estão voltando ao trabalho, outras, incluindo Shopify, Square, Facebook e Coinbase, estão totalmente remotas indefinidamente.
Mesmo se você não fizer todo o seu trabalho virtualmente agora, você poderá em suas funções futuras. Então, vamos ver como uma das formas mais comuns de comunicação - a reunião e, agora, a reunião virtual - pode ser mais fácil e produtiva para você.
Problemas técnicos podem dificultar as reuniões online
A logística das reuniões virtuais pode ser um desgaste por causa de problemas técnicos e grupos de pessoas tentando falar ao mesmo tempo, tornando difícil dizer uma palavra, especialmente se você for introvertido ou tímido.
Além disso, não é intuitivo como se conduzir em reuniões virtuais: sentado com as costas retas, tentando se encaixar corretamente em um pequeno quadrado visual e, conscientemente, olhando para as imagens de você e dos outros participantes.
Se encontrar as palavras certas no momento certo durante as reuniões virtuais está pesando para você, essas oito dicas podem ajudá-lo a ganhar controle e reivindicar seu espaço. Muitas dessas dicas são inspiradas num treinador de carreira especializado em ajudar introvertidos, mas qualquer pessoa pode se beneficiar delas.
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1. Determine se suas reuniões são necessárias
Para manter conexões pessoais, muitas organizações colocaram intermináveis videoconferências nos calendários de seus funcionários no início da crise do COVID-19. Mas agora, a quantidade de reuniões virtuais se tornou um exagero.
Claro, às vezes você precisa ter um diálogo em tempo real. Mas pergunte-se quais reuniões você poderia substituir por e-mail. Revise sua programação e entre em contato com os líderes da reunião ou outros participantes para ver se há uma maneira mais eficiente de abordar os tópicos em questão.
2. Faça login mais cedo
O login antecipado dá a você espaço para respirar e se preparar. Isso pode ser particularmente útil para introvertidos, que precisam organizar seus pensamentos antes de compartilhá-los.
Você pode usar os momentos extras antes das reuniões virtuais para garantir que seu histórico seja organizado e profissional. Além disso, faça uma verificação rápida para se certificar de que seus dentes não tenham restos de comida.
Dica profissional: se sua organização grava suas reuniões, faça suas verificações no vídeo de visualização antes de entrar na reunião em si. Teste seu som também.
3. Esteja atento ao que seu corpo e voz projetam
Ao iniciar o vídeo, certifique-se de que seu torso está alinhado com o enquadramento e que sua postura está correta.
Durante a reunião, mantenha sua voz clara e forte. Faça uma verificação visual de vez em quando e ajuste seu corpo se você perceber que está enfraquecendo enquanto a reunião se arrasta. Projetar uma linguagem corporal confiante e garantir que você pode ser ouvido irá ajudá-lo a manter sua visibilidade e aparência de confiança.
Para se tornar um profissional de reuniões online, grave-se enquanto pratica as interações típicas de reuniões virtuais, de preferência com um colega ou mentor de confiança. Revise sua apresentação e pratique, pratique, pratique.
4. Obtenha ou proponha uma agenda
Ecoando um ponto anterior, todas as reuniões deveriam ter um propósito - ou não ocorrer. Peça ao líder da reunião virtual uma agenda com antecedência. Isso permitirá que você entre na reunião preparado e com mais confiança para participar.
Se a reunião não tiver um líder ou facilitador designado, assuma essa responsabilidade você mesmo. Isso não apenas melhorará a qualidade da reunião, mas também aumentará sua visibilidade.
5. Estabeleça regras básicas
Se você é o líder, obtenha consenso sobre as regras básicas desde o início e reserve um tempo para um encerramento no final.
Se você não for o líder, fale com eles com antecedência para pedir que façam isso. Quer você siga a formalidade das Regras de Ordem de Robert ou apenas escolha algumas diretrizes principais, as regras básicas contribuem para trocas produtivas.
As regras possíveis incluem:
- Seguir uma agenda;
- Estabelecer limites de tempo para que cada pessoa fale sobre um determinado assunto;
- "Regras de Vegas" (ou seja, nada se repete sem permissão fora da reunião);
- Oferecer elogios publicamente, mas feedback construtivo em particular;
- Permitir que os participantes digam “passe” quando chamados (isso é introvertido!);
- Começando e terminando no horário.
Você também pode ter uma regra básica sobre se os participantes devem ligar seus vídeos.
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6. Pratique a interjeição
Se você tem dificuldade para ser ouvido, pratique a interjeição colocando sua mão real ou virtual, dizendo o nome do facilitador e pulando. Por exemplo, você poderia dizer: "Muito bem, Lee. Eu gostaria de adicionar isso ... " Não se esqueça, na câmera não há cabeceira da mesa.
Particularmente se você for pequeno, pode ser estimulante lembrar que a "praça de reunião" de todos é do mesmo tamanho e seu espaço é igual ao de todos os outros. Você pode achar essa interjeição estressante, então considere praticá-la em seu próprio tempo com pessoas em quem você confia.
7. Use estruturas de reunião alternativas
Só porque você está tendo uma discussão online, não significa que ela precisa ser limitada às estruturas "tradicionais" de videoconferência.
Use ferramentas tecnológicas adicionais para melhorar a qualidade e o resultado de sua reunião, bem como para ajudar todos a serem ouvidos. Uma boa ferramenta de colaboração é o Google Docs, porque permite compartilhar e editar em tempo real.
Você também pode usar serviços de mensagens como Slack ou Google Hangouts para que seus colegas possam contribuir com ideias ou perguntas, ou experimente o recurso Post-it do Trello para garantir que todos tenham a chance de participar.
Faça uma pequena pesquisa sobre o que está disponível e o que se encaixa na cultura da sua organização. Implementar essas ferramentas também é uma forma de ser criativo e inovador, aumentar o sucesso de sua equipe na colaboração virtual e até mesmo ajudá-lo a avançar em sua trajetória de carreira.
8. Acompanhamento por escrito
A reunião acabou, mas isso não significa que a comunicação deva terminar. Você ainda pode ficar em contato com sua equipe e o líder da reunião por meio do aplicativo de mensagens ou e-mail para compartilhar suas ideias posteriormente. Isso é perfeitamente aceitável e até melhora sua visibilidade para a liderança de sua organização.
As notas de acompanhamento, que devem ser concisas, podem permitir que você mantenha a conversa em seus próprios termos. Se você for introvertido, eles também lhe dão a oportunidade de organizar suas ideias (bem como reflexões posteriores!) E enviar um resumo bem editado das próximas etapas.
Uma mudança repentina em direção ao trabalho remoto mudou irrevogavelmente como nos comunicamos profissionalmente. Mesmo as organizações que voltam aos seus escritórios provavelmente sentirão os efeitos culturais dessa mudança reverberando.
Se você acha que o trabalho remoto e as reuniões virtuais são desafiadores, espero que essas dicas o ajudem a recuperar um pouco de agenciamento, fortalecer sua comunicação com seus colegas e até mesmo recuperar o fôlego.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
