Delegar responsabilidades aos funcionários frequentemente apresenta desafios para os gerentes. Como gerente, você é o responsável final pelo resultado de uma tarefa, mas para delegar com eficácia, você não pode microgerenciar.
Seus funcionários devem ser donos do projeto, mesmo que você seja o responsável. Mas e quando você precisa delegar lateralmente a um colega, em vez de a um subordinado? Uma coisa é delegar para alguém que você supervisiona diariamente, outra bem diferente é delegar para um colega.
Como Delegar Lateralmente
Este tipo de situação pode apresentar um conjunto totalmente diferente de potenciais minas terrestres a serem evitadas. E se a pessoa a quem você está tentando delegar ficar frustrada? Como você os responsabiliza por seu trabalho quando eles não se reportam a você? Qual é a melhor maneira de abordar um colega com uma tarefa?
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Tenha uma direção clara
Um dos cenários mais comuns quando ocorre a delegação lateral é se você e vários de seus colegas forem atribuídos a um projeto. Nessa situação, é essencial ter uma orientação clara da alta administração.
Quais são os objetivos do projeto? Qual é o cronograma? O que deve ser priorizado? E quem é o líder do projeto? É difícil liderar um projeto sem as informações acima. Se você for o líder da equipe em um projeto e a alta gerência articular claramente esse fato, será muito mais fácil delegar responsabilidades a colegas e tomar decisões.
Você precisa ter autonomia e seus colegas precisam saber disso. Em tal situação, não tenha medo de perguntar exatamente à alta administração quais são suas expectativas. Se não for uma situação em que você está recebendo um projeto da liderança, crie seu próprio caso de negócios estabelecendo metas.
Fornecer Contexto
Se você está pedindo a um colega para realizar uma tarefa, há um motivo. A maioria das pessoas está disposta a ajudar ou assumir responsabilidades se entender o que está por trás disso.
Ligar para alguém do nada e dizer que precisa fazer “X” sem explicar o “porquê” pode gerar uma reação negativa. Além disso, pode haver motivos pelos quais esse par não pode assumir a tarefa ou está relutante em fazê-lo. Você também precisa entender a situação deles.
Se for um colega, você pode ter apenas uma compreensão superficial de sua situação de trabalho e projetos atuais. Um diálogo aberto é fundamental sempre que delegar uma tarefa.
Comunicação efetiva
Ao delegar para um colega, certifique-se de estar se comunicando com eficácia. Isso significa ouvir e não apenas falar. Essa pessoa é um colega e gerente com seu próprio conjunto de responsabilidades. Adotar a abordagem de que você vai dizer a eles o que fazer e como fazer é uma receita para o fracasso.
A delegação lateral deve ser colaborativa. Os melhores ambientes de trabalho são equipes com comunicação aberta.
Seu colega pode ter algumas sugestões sobre como abordar o projeto, ou eles podem ter algumas ideias sobre como o trabalho deve ser dividido. Talvez haja outro membro da equipe que deva estar envolvido em quem por acaso você não pensou, por exemplo.
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Estabelecer acompanhamentos
Ao contrário de um funcionário que você supervisiona, pode não haver uma estrutura interna para você verificar com um colega a respeito de um projeto. Normalmente, com um subordinado, você programa reuniões individuais regularmente, nas quais pode verificar o status de um projeto ou tarefa.
Pode não ser o caso de um colega. Certifique-se de criar essa estrutura ao delegar a tarefa. Se você for um líder de projeto, agende reuniões regulares com todas as partes pertinentes. Se for uma tarefa única, converse sobre a linha do tempo e volte às datas-chave para fazer o check-in com eles.
Se você tiver uma reunião sobre um projeto, sempre termine-a com itens para levar. Assim fica claro o que cada um tem que fazer até a próxima reunião. É uma ótima maneira de ajudar as pessoas a se manterem claras sobre as expectativas e cria uma estrutura conforme o projeto ou a tarefa avança.
Benefícios da Delegação Lateral
O respeito desempenha um papel significativo na delegação lateral. Respeitar as opiniões e responsabilidades da pessoa a quem você está atribuindo uma tarefa e ser sensível a seus pensamentos e necessidades é um fator importante.
A delegação lateral pode ajudar a formar e fortalecer equipes, melhorar a comunicação e garantir que as pessoas melhores e mais qualificadas estejam realizando as tarefas certas.
Se você for um líder de projeto, certifique-se de reconhecer as contribuições de sua equipe. Dê crédito a quem o merece. Não assuma o crédito pelo trabalho de outra pessoa nem minimize as contribuições.
Quando um projeto ou tarefa é bem concluído, deve beneficiar todos os envolvidos. O sucesso das pessoas a quem você delegou apenas ajuda a fazer você parecer bem também. Lembre-se de que você foi a pessoa responsável pela forma como a tarefa foi realizada - mesmo que a tenha delegado a outra pessoa.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
