Como delegar lateralmente?

Como delegar lateralmente?
Foto: (reprodução/internet)

Delegar responsabilidades aos funcionários frequentemente apresenta desafios para os gerentes. Como gerente, você é o responsável final pelo resultado de uma tarefa, mas para delegar com eficácia, você não pode microgerenciar. 

Seus funcionários devem ser donos do projeto, mesmo que você seja o responsável. Mas e quando você precisa delegar lateralmente a um colega, em vez de a um subordinado? Uma coisa é delegar para alguém que você supervisiona diariamente, outra bem diferente é delegar para um colega.

Como Delegar Lateralmente

Este tipo de situação pode apresentar um conjunto totalmente diferente de potenciais minas terrestres a serem evitadas. E se a pessoa a quem você está tentando delegar ficar frustrada? Como você os responsabiliza por seu trabalho quando eles não se reportam a você? Qual é a melhor maneira de abordar um colega com uma tarefa?

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Tenha uma direção clara

Um dos cenários mais comuns quando ocorre a delegação lateral é se você e vários de seus colegas forem atribuídos a um projeto. Nessa situação, é essencial ter uma orientação clara da alta administração. 

Quais são os objetivos do projeto? Qual é o cronograma? O que deve ser priorizado? E quem é o líder do projeto? É difícil liderar um projeto sem as informações acima. Se você for o líder da equipe em um projeto e a alta gerência articular claramente esse fato, será muito mais fácil delegar responsabilidades a colegas e tomar decisões. 

Você precisa ter autonomia e seus colegas precisam saber disso. Em tal situação, não tenha medo de perguntar exatamente à alta administração quais são suas expectativas. Se não for uma situação em que você está recebendo um projeto da liderança, crie seu próprio caso de negócios estabelecendo metas.

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Fornecer Contexto

Se você está pedindo a um colega para realizar uma tarefa, há um motivo. A maioria das pessoas está disposta a ajudar ou assumir responsabilidades se entender o que está por trás disso. 

Ligar para alguém do nada e dizer que precisa fazer “X” sem explicar o “porquê” pode gerar uma reação negativa. Além disso, pode haver motivos pelos quais esse par não pode assumir a tarefa ou está relutante em fazê-lo. Você também precisa entender a situação deles. 

Se for um colega, você pode ter apenas uma compreensão superficial de sua situação de trabalho e projetos atuais. Um diálogo aberto é fundamental sempre que delegar uma tarefa.

Comunicação efetiva

Ao delegar para um colega, certifique-se de estar se comunicando com eficácia. Isso significa ouvir e não apenas falar. Essa pessoa é um colega e gerente com seu próprio conjunto de responsabilidades. Adotar a abordagem de que você vai dizer a eles o que fazer e como fazer é uma receita para o fracasso. 

A delegação lateral deve ser colaborativa. Os melhores ambientes de trabalho são equipes com comunicação aberta. 

Seu colega pode ter algumas sugestões sobre como abordar o projeto, ou eles podem ter algumas ideias sobre como o trabalho deve ser dividido. Talvez haja outro membro da equipe que deva estar envolvido em quem por acaso você não pensou, por exemplo.

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Estabelecer acompanhamentos

Ao contrário de um funcionário que você supervisiona, pode não haver uma estrutura interna para você verificar com um colega a respeito de um projeto. Normalmente, com um subordinado, você programa reuniões individuais regularmente, nas quais pode verificar o status de um projeto ou tarefa. 

Pode não ser o caso de um colega. Certifique-se de criar essa estrutura ao delegar a tarefa. Se você for um líder de projeto, agende reuniões regulares com todas as partes pertinentes. Se for uma tarefa única, converse sobre a linha do tempo e volte às datas-chave para fazer o check-in com eles. 

Se você tiver uma reunião sobre um projeto, sempre termine-a com itens para levar. Assim fica claro o que cada um tem que fazer até a próxima reunião. É uma ótima maneira de ajudar as pessoas a se manterem claras sobre as expectativas e cria uma estrutura conforme o projeto ou a tarefa avança.

Como delegar lateralmente?
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Benefícios da Delegação Lateral

O respeito desempenha um papel significativo na delegação lateral. Respeitar as opiniões e responsabilidades da pessoa a quem você está atribuindo uma tarefa e ser sensível a seus pensamentos e necessidades é um fator importante. 

A delegação lateral pode ajudar a formar e fortalecer equipes, melhorar a comunicação e garantir que as pessoas melhores e mais qualificadas estejam realizando as tarefas certas. 

Se você for um líder de projeto, certifique-se de reconhecer as contribuições de sua equipe. Dê crédito a quem o merece. Não assuma o crédito pelo trabalho de outra pessoa nem minimize as contribuições.

Quando um projeto ou tarefa é bem concluído, deve beneficiar todos os envolvidos. O sucesso das pessoas a quem você delegou apenas ajuda a fazer você parecer bem também. Lembre-se de que você foi a pessoa responsável pela forma como a tarefa foi realizada – mesmo que a tenha delegado a outra pessoa.

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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste

Fonte: Ivy Exec