Gerenciando uma equipe remota: 3 chaves para o sucesso

Gerenciando uma equipe remota: 3 chaves para o sucesso
Foto: (reprodução/internet)

O aumento do trabalho em casa é uma tendência há algum tempo. Cerca de 25% da força de trabalho nos Estados Unidos trabalha em casa, enquanto aproximadamente 69% das empresas oferecem a opção de trabalhar em casa – um aumento de 60% apenas três anos atrás. 

A disseminação do COVID-19, entretanto, aumentou exponencialmente o número de pessoas fazendo seu trabalho virtualmente.

Como resultado, você pode repentinamente gerenciar uma equipe totalmente remota. A boa notícia é que gerenciar uma equipe virtual é uma competência de que mais gerentes precisarão no futuro. As circunstâncias atuais oferecem uma oportunidade para desenvolver e aprimorar essas habilidades.

As melhores práticas para gerenciamento de equipe de alto nível no mundo virtual são idênticas àquelas para gerenciamento de alto nível no mundo físico. Apenas alguns meios e métodos mudam

As ações mais importantes são: 1) engajar-se regularmente e de forma consistente com sua equipe, 2) definir expectativas claras e 3) focar no cumprimento de metas e responsabilidade.

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Envolva-se de forma regular e consistente com sua equipe

É muito comum que novos funcionários virtuais se sintam um pouco perdidos e desligados de seus gerentes e equipe, especialmente se eles são novos no trabalho remoto e, especialmente, se foram integrados virtualmente. 

Mesmo que eles não sejam novos para a equipe, quando a transição é repentina, eles podem não ter certeza de como os procedimentos e políticas básicas são afetados. Para piorar, as oportunidades informais de acesso físico, como topar com você enquanto toma um café ou no corredor, não existem mais.

Em ambos os casos, você precisa ter certeza de que os funcionários estão engajados e motivados. A solução é simples. Intencionalmente construir em ambas as oportunidades de comunicação formais e informais. Não deixe o noivado ao acaso.

Planeje reuniões individuais para check-in em um horário e dia agendados, pelo menos uma vez por semana. Torne-os mais frequentes se sentir que um funcionário precisa de mais direção e responsabilidade.

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Também é uma boa ideia agendar reuniões de equipe. A frequência aqui varia, no entanto, dependendo da função que a reunião de equipe desempenha. Se sua cultura corporativa é colaborativa e baseada em equipe, e você teve uma reunião de equipe na segunda-feira de manhã antes do COVID-19, continue a ter uma reunião de equipe na segunda de manhã.

Se você normalmente não tinha uma reunião de equipe, considere estabelecer uma para construir camaradagem e garantir que seus funcionários estejam na mesma página.

Planeje o engajamento informal de forma concreta. A troca de informações não relacionadas ao trabalho faz parte da formação de equipes, seja a última série da Netflix ou a troca de playlists em casa. 

Considere abrir um canal do Slack que substitua a função de chat e brincadeira em um escritório físico. Abra espaço para interação social quando apropriado, por exemplo, os primeiros minutos das reuniões virtuais da equipe podem ser dedicados ao check-in nas atividades de fim de semana.

Os profissionais de gerenciamento virtual recomendam o uso de vários canais para comunicação. 

E-mail é ótimo para notícias, por exemplo; O Zoom funciona bem para equipes e reuniões individuais; e o Slack pode ser ideal para comunicação informal. Deixe claro como seus funcionários podem entrar em contato com você e siga os parâmetros de disponibilidade que você definiu.

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Defina expectativas claras

Defina expectativas claras para cada faceta da vida no escritório com funcionários virtuais. Lembre-se, sem expectativas explícitas, novos funcionários virtuais podem ser deixados à deriva. 

Se você quiser que todos usem um software de gerenciamento de projetos para atribuições ou um calendário digital para mostrar dias de folga e férias, por exemplo, diga a eles qual (is). Treine e modele usando-os para aqueles que são novos.

Estabeleça métodos claros para entrega de documentos ou dados, comunicando-se com você e com a equipe e, se apropriado, planilhas de ponto e outra documentação.

Se você espera que seus funcionários se vistam como se estivessem no escritório durante as reuniões, diga isso. Da mesma forma, deixe explícito se você espera um horário padrão das 9h às 17h em casa ou se os funcionários podem definir seus próprios horários.

Existem vários bons motivos para considerar horários flexíveis, caso você nunca os tenha oferecido antes. Primeiro, a autonomia costuma ser um bom motivador para quem trabalha em casa. 

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Em segundo lugar, os funcionários que trabalham em casa devido ao COVID-19 também podem ter outras responsabilidades, como lidar com os filhos em casa, que os fazem apreciar o horário flexível. 

O mesmo vale para os códigos de vestimenta, muitas pessoas ficam sobrecarregadas com as tarefas domésticas e pedir-lhes que se vistam bem para ficar em casa pode causar frustração e estresse. Promova a lealdade oferecendo-a.

Foco na realização de metas e responsabilidade

Depois que sua equipe estiver se comunicando com você e entre si, e eles souberem quais são as expectativas, você pode se concentrar no cumprimento das metas e na responsabilidade. Os objetivos de cada funcionário precisam estar alinhados com os objetivos da empresa e do departamento.

Divida as metas em objetivos específicos, mensuráveis ​​e baseados no tempo. Esses objetivos tornam-se o foco de discussão em reuniões de equipe e individuais. Verifique explicitamente se a realização dos objetivos está no caminho certo. 

Se for, e de boa qualidade, elogie e recompense sua equipe. Se eles estão encontrando gargalos, resolvam os problemas juntos.

Meça o cumprimento das metas como faria em um escritório físico. Se sua empresa mede por resultados, não há razão para mudar só porque a equipe trabalha remotamente. Defina quanto tempo, aproximadamente, leva uma entrega. 

Solicite feedback da equipe se precisar de mais informações. Se sua métrica é horas faturáveis, considere o uso de ferramentas de controle de tempo.

Esses alicerces para o sucesso da gestão ajudarão você e sua equipe virtual a trabalhar de maneira otimizada e com o mínimo de estresse e distração, quer você trabalhe em casa permanentemente ou até que o escritório abra após o COVID-19.

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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste

Fonte: Ivy Exec