Na melhor das hipóteses, as reuniões são locais de discussões produtivas com sua equipe ou (se houver vários departamentos) com colegas interdepartamentais. Mas, na pior das hipóteses, você pode sentir que as reuniões drenam a produtividade, em vez de aumentá-la.
Às vezes, a chave para uma reunião produtiva não está no que você diz, mas em como você ouve.
Alguns dos piores culpados no cenário de perda de produtividade, são as trocas de informações que na verdade são falhas de comunicação ou não comunicação.
Seja uma discussão sobre o perfil de um novo cliente ou sua equipe indicando dificuldade em cumprir um prazo, você precisa sair da reunião realmente entendendo o que foi dito e as ramificações disso.
Habilidades de escuta ativa são a chave para reuniões produtivas
Como você pode ter certeza de que entendeu as informações compartilhadas nas reuniões? A resposta é se concentrar e aprimorar suas habilidades de escuta ativa.
Ouvir ativamente não é apenas sentar e deixar que as palavras de um colega de trabalho cheguem aos seus ouvidos. É ouvir atentamente. Também é algo interativo, no sentido de que você entra em um diálogo focado em compreender melhor.
Aqui estão seis dicas sobre como implementar habilidades de escuta ativa em reuniões para causar uma melhor impressão nos colegas de trabalho e ter uma reunião mais produtiva.
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Concentre-se em fazer a troca de benefícios para você e para o palestrante.
Aborde o palestrante com o espírito de vitória. Se um colega estiver discutindo um novo perfil de cliente, por exemplo, concentre-se nas implicações positivas para o seu departamento.
Se sua equipe está enfrentando dificuldades para cumprir prazos, não reaja negativamente, mas apoie-os na compreensão do motivo dos atrasos e na definição de prazos melhores.
Uma atitude em que os dois lados se beneficiam, manterá estas pessoas compartilhando ativamente os desafios e sucessos que enfrentam e ajudará você a solucionar problemas de forma mais eficaz.
Afirme que você está ouvindo.
Não ouça passivamente; afirme que você está ouvindo. Isso pode ser feito de forma não verbal, por meio de contato visual e aceno de cabeça. Ou pode ser feito por meio de comentários verbais breves, como "Entendo" ou "então o que você está dizendo é ...".
Eles não precisam indicar concordância real com o conteúdo, apenas que você está se concentrando e processando o que está sendo dito .
Faça um breve resumo quando a pessoa terminar de falar
A melhor maneira de garantir que você não entendeu mal ou não ouviu o que deseja ouvir, é resumir brevemente o que você entendeu sobre o que o palestrante respondeu.
Você pode dizer, por exemplo, “portanto, buscaremos os empreendedores da Geração Z com muito mais força em 2021”. É uma chance para o palestrante corrigi-lo se de fato quisesse transmitir que o foco estava nos empresários de todas as faixas etárias - a Geração Z foi simplesmente o exemplo usado no encontro.
Pergunte em vez de supor.
Se você não tiver certeza sobre certos elementos, pergunte em vez de supor. Muitos erros de comunicação acontecem porque os detalhes foram perdidos por suposições!
Se sua equipe não consegue cumprir os prazos, em parte devido a falhas no trabalho em casa, você pode presumir que o problema é a falta de comunicação informal dentro do escritório - quando a equipe está convencida de que os computadores de alguns colegas são lentos, mas não estão transmitindo isso claramente.
Você não quer basear a solução no início de um canal do Slack quando o problema real é que seus funcionários precisam de novos computadores.
Faça perguntas abertas.
Uma das melhores maneiras de obter informações nos negócios é fazer perguntas abertas, em vez daquelas que podem ser respondidas com “sim”, “não” ou um simples fato. As respostas às perguntas abertas fornecerão muito mais informações contextuais do que as perguntas fechadas.
Para aprimorar ainda mais sua compreensão do novo perfil do cliente, você pode dizer "como o foco de nosso argumento de venda para novos empreendedores será diferente de nosso discurso atual para empresas menores?" Para sua equipe, você pode dizer "qual é a sua solução ideal?" Você obterá mais informações úteis quanto mais os palestrantes revelarem.
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Não forneça uma solução imediata.
Não se precipite com uma solução imediatamente. Em primeiro lugar, uma solução pode interromper o processo de escuta, colocando seu plano em primeiro lugar, em vez das informações que você está recebendo.
Em segundo lugar, é muito provável que você precise entrar em contato com colegas ou clientes que não estão na reunião para chegar a uma solução robusta. A última coisa que você deseja é oferecer uma solução que precise ser revisada conforme você obtém mais informações - dá a impressão de que não se pode confiar em suas soluções.
Na pior das hipóteses, se os colegas ficarem com a ideia de que nada dito em uma reunião permanece, isso pode desvalorizar as reuniões.
Habilidades de escuta ativa são um grande trunfo para trazer para todas as reuniões. As dicas acima podem elevar seu perfil positivo e maximizar a produtividade de sua equipe e sua empresa.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
