Com mais funcionários trabalhando em casa por causa da pandemia, as reuniões virtuais substituíram as reuniões presenciais.
Seja no Skype, Zoom, Slack ou Teams, eles são usados para tudo, desde reuniões de rotina a entrevistas de emprego. A maioria dos aplicativos de videoconferência teve mais uso nos últimos meses - o TechCrunch relatou mais de 62 milhões de downloads de aplicativos de conferência na semana de 14 a 21 de março de 2020.
As reuniões virtuais podem ter um ar mais casual, principalmente quando se fala com colegas. Mas, assim como as relações no escritório, todas as reuniões não são iguais. Se você tiver uma reunião com um superior ou uma reunião de rede virtual, deve ter cuidado para não passar a impressão errada.
Esses hábitos de reuniões virtuais podem causar uma impressão errada em seus chefes ou clientes, mas felizmente são facilmente identificados e corrigidos. Certifique-se de usar essas regras de etiqueta em reuniões virtuais para causar uma impressão profissional.
Não verificar a tecnologia antes da reunião
Além de verificar a iluminação e preparar um ambiente tranquilo e profissional, é fundamental garantir que os aspectos técnicos sejam atendidos. Alguns problemas técnicos são inevitáveis, mas reservar um tempo para testar seu aplicativo de videoconferência antes da reunião reduz as interrupções devido a falhas técnicas.
Verifique suas configurações.
A maioria dos programas exige que você personalize suas configurações na primeira utilização. Você pode precisar alterar essas configurações de acordo com o tipo de reunião que está sendo realizada - acesso de áudio, compartilhamento de tela, permissões de webcam, etc.
Faça tudo isso antes do horário da reunião. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver baixando um novo programa para usar em uma reunião ou evento específico.
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Configure sua webcam corretamente.
Se o seu laptop estiver sobre uma mesa, verifique se a webcam está posicionada de maneira adequada em relação à sua postura.
Você esteve em uma ligação onde pode ver o nariz de alguém - desagradável, certo? Coloque a sua webcam ao nível dos olhos e certifique-se de que tem um aspecto natural, como se estivessem sentados na mesa um do outro.
Olhe para a câmera.
Mesmo que você precise minimizar a tela, certifique-se de posicioná-la logo abaixo da webcam para que, quando olhar para ela, você esteja olhando diretamente para a webcam.
Não deixe a janela minimizada no canto inferior direito. Mesmo se você olhar pela janela, sua webcam mostra que você está olhando para baixo, o que pode ser mal interpretado por outros participantes.
Não Ter um Espaço de Trabalho Remoto Profissional
É essencial que seu espaço pareça o mais profissional possível, mesmo se você não tiver um escritório doméstico dedicado.
Uma sala silenciosa e acarpetada pode ajudar a reduzir o eco de uma chamada. Você pode usar um tapete ou almofadas de chão para reduzir o efeito de eco e criar um som mais quente. A higiene sonora é uma das partes mais críticas da etiqueta em reuniões virtuais e preparar uma sala para ser acusticamente agradável é uma grande ajuda.
Faça seu plano de fundo neutro.
É mais seguro escolher uma parede neutra no fundo se você estiver tendo uma reunião virtual de alto risco. Tons de cinza e branco ou outros tons pastéis funcionam muito bem, assim como paredes com estantes de livros, pequenas plantas de interior e algumas fotos.
Se você tem uma estante de livros, os títulos nela também impressionam - muitas pessoas se esquecem disso. Evite fundos com conteúdo de vídeo (como uma TV tocando), fundos excessivamente coloridos ou qualquer outro mobiliário extravagante para reuniões virtuais importantes.
Tenha iluminação adequada.
A iluminação fraca pode fazer com que qualquer ambiente pareça datado, monótono e pouco profissional. Seu dispositivo deve ser instalado em uma superfície firme, como uma mesa ou escrivaninha, com uma luz forte e suave ao redor do rosto. Duas lâmpadas LED de mesa ajustáveis podem ajudá-lo a criar o efeito perfeito.
Você não precisa comprar nenhum equipamento sofisticado para isso também, basta trazer uma lâmpada de outra parte da sua casa e configurá-la estrategicamente.
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Escolha o melhor dispositivo.
A menos que a ligação tenha sido improvisada e você esteja em trânsito, evite usar o smartphone para reuniões virtuais importantes. Você precisa da estabilidade de um laptop em uma mesa / escrivaninha e pode facilmente fazer anotações ou compartilhar informações importantes de seu laptop.
Não seguir a etiqueta da reunião virtual
Dependendo do número de pessoas e da duração da reunião, você precisará desligar e ligar o vídeo e o som para permitir a comunicação adequada.
Gerenciar essas coisas ativamente, durante a conversa, para aderir às regras de etiqueta virtuais. Exceto em circunstâncias extraordinárias, é comum que todos os participantes da reunião mantenham seus vídeos ligados o tempo todo. Ver um ao outro preserva a continuidade e garante aos outros participantes que você está focado na reunião.
Saiba quando usar mudo.
No entanto, é fundamental gerenciar o som para evitar interromper a reunião. Os sons de fundo são frequentemente amplificados nas reuniões e podem distrair. Use mudo quando outras pessoas estiverem falando, mas lembre-se de desligá-lo e fazer suas contribuições nos momentos apropriados.
Não monopolize a reunião.
Pode ser um desafio saber quando permitir contribuições de outros participantes porque as reuniões virtuais têm pouco espaço para interpretar as dicas corporais. Uma regra prática é ter o cuidado de abrir o fluxo para outros participantes durante a reunião.
Se precisar fazer uma apresentação, explique isso no início e, quando terminar, faça perguntas e/ou comentários. Tente ficar de olho nos outros participantes enquanto você fala para ver se alguém parece ter algo a dizer e ofereça-lhes a oportunidade de fazer isso quando apropriado.
Evite mensagens privadas.
Mensagens privadas no Zoom podem não ser tão privadas quanto você pensa. Por exemplo, quando um organizador está salvando uma reunião gravada, todos os bate-papos públicos e privados serão enviados a ele como parte das atas.
Não compartilhe nada que você não deseja que outras pessoas vejam. Da mesma forma, certifique-se de que as notificações da área de trabalho para quaisquer serviços de mensagens estejam desligadas quando você estiver apresentando e compartilhando sua tela.
Evite clicar fora da janela de zoom.
Se você estiver em uma reunião Zoom e o compartilhamento de tela estiver ativado, o host será notificado se você clicar fora da tela por mais de 30 segundos. Esse recurso é chamado de rastreamento da atenção do participante, criado para ajudar os professores a manter a atenção do aluno.
Não entre na reunião tarde.
Você deve tratar as reuniões virtuais com a mesma etiqueta das reuniões presenciais e chegar na hora certa. Logar tarde pode comunicar que você não leva a reunião - ou seus participantes - a sério.
Conclusão
É perfeitamente possível vir de reuniões virtuais com a cabeça erguida. Leve sua etiqueta em reuniões virtuais tão a sério quanto faria pessoalmente - prepare-se com antecedência, crie um ambiente profissional e vista-se para o papel.
Ao fazer isso, você evitará as armadilhas comuns que fazem você parecer pouco profissional durante reuniões virtuais de alto risco.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
