Michael Mankins, da Bain & Company, estudou calendários online em uma grande empresa para determinar quanto tempo os funcionários passam em reuniões.
A organização neste estudo mantinha um comitê executivo todas as semanas, o que criou um efeito cascata não intencional: gerentes e chefes de divisão marcavam reuniões adicionais para preparar apresentações para o comitê executivo.
Cumulativamente, essa abordagem resultou em surpreendentes 300.000 horas por ano e custou cerca de US$ 37 bilhões em todo o país. Apenas cerca de um terço dessas reuniões foram produtivas.
Não é que as reuniões não sejam necessárias. Com a abordagem certa, eles podem ser úteis - mas reuniões mal planejadas e executadas não levam a resultados consistentes ou lucrativos.
Se você deseja garantir que suas reuniões sejam produtivas, aqui estão sete itens de que você precisa para definir o cenário.
Como realizar uma reunião de negócios (sem perder tempo)
1. Convide as pessoas certas
Não convide pessoas apenas por causa de seus títulos. Em vez disso, peça aos colegas para comparecerem, que podem fornecer informações e contribuições relevantes. Se não forem necessários para a discussão, não faça com que apareçam. Desperdiçar o tempo de alguém prejudicará o moral e a produtividade.
Grandes reuniões tendem a ser menos produtivas. O CEO da Amazon Jeff Bezos tem o que ele chama de "regra das duas pizzas". Se o organizador precisar de mais de duas pizzas para alimentar todos os presentes, ele não irá à reunião.
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2. Desenvolva uma agenda escrita
Uma agenda formal envia uma mensagem: esta reunião é significativa e merece a atenção de todos.
Quando você monta uma agenda, comece com o resultado desejado. Pense se você deseja compartilhar informações, discutir um projeto ou tomar uma decisão final. Em seguida, liste as etapas necessárias para atingir esse resultado e quem será responsável por cada entrega.
Se você tiver dificuldade para traçar uma agenda, pergunte-se se a reunião é realmente necessária.
3. Comunique as expectativas com antecedência
Se você rotineiramente inicia reuniões distribuindo uma pauta, pare - você está perdendo tempo colocando as pessoas no local. Você deseja que sua equipe examine sua proposta antes do início da reunião, para que tenham tempo de responder ao material e possam fazer contribuições significativas para a discussão.
Defina a expectativa de que as pessoas pesquisem o assunto e desenvolvam uma opinião informada. Se alguém tiver que sair da reunião porque se esqueceu de trazer um documento importante ou precisa reagendar porque não se preparou, responsabilize-o por atrasar o projeto.
Aqui estão os tipos mais comuns de reuniões de negócios:
- Desenvolvimento de projeto
- Implantação do Projeto
- Compartilhamento de informações
- Marcação de Decisão
- Debate
- Treinamento
- Motivacional
- Celebrações
Como você pode ver, cada propósito requer uma preparação diferente e uma mentalidade única. Certifique-se de que sua agenda comunique claramente o que os participantes devem esperar durante a assembleia.
4. Limite os tópicos fora da agenda
Tente limitar os itens fora da agenda para evitar que a reunião descarrilhe. Se algo importante precisa ser tratado rapidamente, os participantes devem adicioná-lo à agenda antes do início da reunião.
Se você estiver hospedando uma mesa redonda para colegas para compartilhar informações sobre seu progresso, peça a todos os participantes que criem uma lista com marcadores de destaques em um documento conjunto ou e-mail antes do início da sessão.
Essa abordagem agiliza a conversa e é mais rápido ler uma lista do que fornecer um relato verbal linha por linha.
Quando as pessoas mudarem de assunto, encontre uma maneira de levar a conversa de volta aos trilhos sem ser rude. Por exemplo, tente agradecer à pessoa e guiá-la gentilmente de volta ao objetivo da reunião fazendo uma pergunta.
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5. Verifique o equipamento
Quando uma “dificuldade técnica” acontece durante uma reunião, é quase impossível voltar aos trilhos. Se você estiver fazendo uma conferência por telefone ou vídeo, usando um quadro branco ou projetando uma apresentação, certifique-se de que todo o equipamento esteja funcionando antes do início da reunião.
Se os membros da equipe ou clientes estiverem ingressando remotamente, envie-lhes as informações de conexão com antecedência para que possam instalar o software e verificar sua conexão. Também pode ser necessário conduzir alguns indivíduos pelo processo durante uma simulação, se eles não estiverem familiarizados com o programa.
6. Mantenha os participantes engajados
Vamos enfrentá-lo - a maioria das reuniões não é muito emocionante. Poucas pessoas gostam de ficar sentadas conversando e mexendo em papéis. Portanto, envolva-se com a multidão para manter a energia alta.
Traga café, por exemplo, ou use recursos visuais durante a apresentação, conte algumas piadas e tente manter a conversa entre os diferentes palestrantes.
Se você acha que as pessoas estão começando a se distrair, peça um tempo. Dê a todos alguns minutos para fazer uma pausa e se reunir novamente depois de terem a chance de reiniciar.
7. Comece e termine no horário
Se você esperar que todos apareçam antes de iniciar a reunião, você está recompensando as pessoas pelo atraso. É injusto com todos que estão na sala na hora certa e prontos para começar. Comece quando você diz que vai começar. Se as pessoas se atrasarem, aprenderão a chegar na hora para o próximo compromisso.
A reunião média dura cerca de uma hora. É muito tempo para perder da programação de todos se você não estiver obtendo resultados concretos.
Se você não tiver chegado a uma conclusão no final do tempo alocado para a reunião, concorde em fazer um acompanhamento em uma data posterior. Marque um novo compromisso e atribua tarefas que precisam ser concluídas antes disso.
Nem todas as reuniões serão da maneira que você planejou, mas se você tentar limitar cada sessão a uma hora, terá uma chance melhor de manter todos envolvidos. Cumprir o cronograma também mostra respeito pelo tempo de seu colega e ajuda as pessoas a gerenciarem seus projetos com eficiência.
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Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste
Fonte: Ivy Exec
