Como saber se seu estilo de comunicação não está funcionando (e como consertar)?

Como saber se seu estilo de comunicação não está funcionando (e como consertar)?
Foto: (reprodução/internet)

É benéfico trabalhar com pessoas com diversas habilidades e tipos de personalidade – mas o que acontece se houver uma divisão de comunicação?

Se o seu departamento perde prazos, não atende às expectativas, duplica o trabalho, desperdiça recursos ou não prioriza, ajustar o seu estilo de comunicação pode melhorar a situação. Além disso, a comunicação saudável entre os membros da equipe também pode aumentar a satisfação dos funcionários e reduzir a rotatividade.

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O que a maioria das pessoas considera como falha de comunicação, no entanto, na verdade se resume a diferenças nos estilos de comunicação – não existe um modo de expressão “tamanho único” para atender a todas as necessidades, mas pode haver uma técnica que funcione melhor com base no indivíduo circunstâncias.

Aqui está o que você deve saber sobre como ajustar seu estilo de comunicação às demandas da situação.

Qual é o seu estilo de comunicação?

Várias teorias concorrentes tentam explicar como os estilos de comunicação devem ser identificados e categorizados. Mark Murphy, CEO da Leadership IQ, por exemplo, descreve quatro estilos de comunicação: analítico, intuitivo, funcional e pessoal.

De acordo com Murphy, essas abordagens variam de acordo com os traços de personalidade de uma pessoa.

Se uma pessoa é orientada por dados, ela se comunica analiticamente; se são pensadores gerais, são intuitivos; se processam informações linearmente, são comunicadores funcionais; e se valorizam a conexão emocional, provavelmente adotam uma abordagem pessoal.

Mas há um problema em classificar todos em uma das quatro categorias – o processo assume algum nível de absolvição. Na realidade, a maioria dos funcionários provavelmente se encaixa em uma combinação dessas descrições, ou seu estilo de comunicação muda dependendo do ambiente.

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Muitos fatores podem afetar a forma como as pessoas se comunicam, incluindo, mas não se limitando a:

  • Status socioeconômico
  • Título profissional / posição na hierarquia empresarial
  • Cultura da empresa
  • Objetivos e expectativas do departamento
  • Ambiente Físico
  • Audiência pretendida
  • Raça
  • Normas de Gênero
  • Método de Comunicação
  • Diferenças neurológicas e fisiológicas
  • Nacionalidade e Cultura
  • Idade
  • Religião

Os estilos de comunicação também estão longe de ser estáticos – às vezes, como uma pessoa se sente no momento determina seu comportamento.

Por volta das 16h de uma sexta-feira, por exemplo, se um funcionário usa descritores curtos e vagos ao fazer uma apresentação, ele é um comunicador intuitivo que é orientado para os resultados e focado no quadro geral – ou está apenas correndo para sair pela porta para o final de semana?

Os estilos de comunicação não são permanentes ou claramente delineados, por isso é importante aprender como adaptar sua abordagem à situação e ao público.

6 dicas para adaptar seu estilo de comunicação

1. Experimente outro método de comunicação

Um colega prefere ler novas informações em um e-mail ou discuti-las em tempo real? Existem razões lógicas para ambas as abordagens – e-mails, por exemplo, criam uma trilha de papel que pode ser consultada mais tarde, enquanto as conversas podem ser mais propícias para brainstorming e colaboração.

Decida o que você deseja que a troca alcance e qual veículo atenderá melhor a esse objetivo. Considere também as partes envolvidas e se elas têm alguma preferência pessoal – alguém pode preferir receber críticas pessoalmente ou por telefone, por exemplo, em vez de um e-mail, o que pode parecer desapaixonado e deixa pouco espaço para discussão.

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2. Altere a frequência de comunicação

Defina expectativas claras para as comunicações de rotina com sua equipe, tanto individualmente quanto em grupos.

Notificando os colegas com antecedência e criando uma programação regular, você pode reforçar um senso de coesão e dar a todos a oportunidade de se prepararem. Alguns projetos, como sprints técnicos, exigem check-ins diários, enquanto outras reuniões, como avaliações de desempenho, podem ser realizadas uma ou duas vezes por ano.

3. Seja mais específico

É fácil dizer que você precisa que sua equipe entregue um projeto “em algum momento da próxima semana”, mas tente usar diretrizes mais específicas para evitar erros. A especificidade tornará mais fácil agendar seu tempo e evitará que os projetos sejam perdidos.

Também é importante garantir que todos operem com base no mesmo sistema de prioridades e entendam seus objetivos. Ao convidar pessoas para uma reunião, indique explicitamente a pauta e lembre a todos no início porque você os convocou.

4. Resuma as ideias da outra pessoa

Um jogo clássico de “telefone” mostra como um locutor e um ouvinte podem ter a mesma conversa, mas sair com argumentos totalmente diferentes. Para ter certeza de que o orador e os ouvintes estão na mesma página, os ouvintes devem resumir as ideias do orador em suas próprias palavras. Por exemplo, tente algo como:

“O que você acabou de dizer parece muito importante. Aqui está o que eu entendo da situação: [Insira um breve resumo com suas próprias palavras]. Parece que estamos na mesma página ou perdi alguma coisa?”

Se você está em uma posição de liderança, é particularmente importante oferecer essa oportunidade para acréscimos ou correções, caso contrário, a falha de comunicação “por telefone” pode persistir simplesmente porque sua equipe está hesitante em contradizê-lo.

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5. Compartilhe o palco

As pausas entre os alto-falantes podem variar de acordo com a região – por exemplo, alguém do sudoeste pode ter dificuldade para falar ao mesmo tempo enquanto fala com pessoas que moram em Manhattan e falam mais rápido.

Às vezes, diferenças sutis no ritmo da conversa podem exagerar os colapsos interpessoais, causar frustração ou desencorajar alguém de falar. Em outros casos, as pessoas divagam nervosamente para compensar a aparente apatia de seus colegas.

Durante qualquer forma de comunicação verbal, tente garantir que as pessoas tenham oportunidades de expressar suas ideias. Uma abordagem equitativa para a tomada de turnos pode fazer com que todos se sintam mais atentos e envolvidos no trabalho.

Lembre-se de que algumas barreiras, como o atraso do vídeo, podem alterar a rapidez com que uma pessoa pode responder.

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6. Avalie as pistas sociais

De acordo com Deborah Tannen, professora de linguística da Universidade de Georgetown, a comunicação serve a dois propósitos: expressar ideias e negociar relações. No livro “Talking from 9 to 5”, Tannen explica: “Por meio de maneiras de falar, sinalizamos – e criamos – o status relativo dos falantes e seu nível de relacionamento.”

Por exemplo, ela explica: “Se você disser: ‘Sente-se!’ você está sinalizando que tem um status superior ao da pessoa com quem está se dirigindo, que estão tão próximos um do outro que podem abandonar todas as gentilezas ou que está com raiva.” A mesma mensagem pode significar algo muito diferente, dependendo de seu contexto.

Reserve alguns minutos para considerar como sua experiência única afeta a maneira como você se comunica e como a experiência de seu público pode afetar o comportamento dele. Ao adaptar uma abordagem interseccional, você pode identificar maneiras de aprimorar sua mensagem, ouvir com mais eficácia e colaborar.

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Sinais sociais sutis definem o tom e o ritmo de todas as nossas interações. Tente não moralizar os estilos de comunicação ou levá-los para o lado pessoal – cada cenário exige uma abordagem única e há muitas considerações que podem informar como uma pessoa expressa ou percebe as informações.

Adaptando seu processo conforme necessário, você terá mais chances de chegar a um entendimento em algum ponto intermediário.

Traduzido e adaptado por equipe Vagas Liste

Fonte: Ivy Exec

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